Deze blogpost is afkomstig uit een hoofdstuk van het boek PowerPoint 2016 en behandelt het importeren van een grafiek uit Excel in PowerPoint. De werkwijze is echter grotendeels ook toepasbaar voor het uitwisselen van grafieken (en andere objecten) tussen de andere Office 2016-onderdelen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een Excel-grafiek of tabel aan een Worddocument.
Het eerste deel van dit hoofdstuk vind je HIER.

Tabel

Op dezelfde wijze als beschreven in het eerste deel van deze twee blogposts  zijn andere onderdelen uit de diverse programma’s van Office over te hevelen naar een dia. Wilt u bijvoorbeeld een tabel uit Word in een dia tonen, dan selecteert u de tabel als geheel in het Word-document (klik op het symbooltje links boven de tabel, dit verschijnt zodra u de muiscursor boven de tabel houdt) en klik vervolgens in het lint onder Start op Kopiëren. Schakel over naar PowerPoint en selecteer de dia waar u de tabel wilt invoegen; via de tekst Plakken onder de knop Plakken is weer te kiezen uit diverse plakopties. Door de muis even stil te houden boven de afzonderlijke knopjes verschijnt een duidelijke verklaring van de functionaliteit van elke knop, de meest voor de hand liggende plakoptie vindt u onder het meest linkse knopje: Doelstijlen gebruiken.

Leesbaarheid tabellen

Groter en kleiner slepen van de tabel is geen probleem, maar bedenk dat kleinere cijfers- en letters niet altijd even goed leesbaar zijn en daardoor wat ‘overweldigend’ (of slaapverwekkend) kunnen werken. Door alle gegevens in de geïmporteerde tabel te selecteren en gebruik te maken van de knopjes om het lettertype groter of kleiner te maken (deze vindt u in het lint onder de tab Start direct naast de velden met de naam van het gebruikte lettertype en de grootte), kunt u stapsgewijs zorgen voor een optimale leesbaarheid. Verder zijn effecten zoals schaduw, draaiing en animatie naar wens en noodzaak toepasbaar op de tabel.

Importeren vanuit andere software

Invoegen van objecten uit niet-Office-programma’s is in beperkte mate mogelijk, met afbeeldingen werkt het meestal het best. Om bijvoorbeeld een vectorafbeelding vanuit CorelDRAW te importeren in PowerPoint, gaat u als volgt te werk:

1. Selecteer de afbeelding in CorelDRAW. Let daarbij op dat u de hele afbeelding selecteert, want veel vectortekenprogramma’s werken met uit losse onderdelen bestaande tekeningen.
2. Klik in het menu Bewerken op Kopiëren of druk op de toetsencombinatie Ctrl+C.
3. Schakel over naar PowerPoint en klik op de knop Plakken (in het lint onder de tab Start) of op de tekst onder deze knop om eventuele plakmogelijkheden te bekijken.

Met foto’s werkt het net zo makkelijk vanuit eigenlijk iedere fotobewerker. Zaken als tabellen vanuit een ander officepakket zullen soms wel en soms niet succesvol plakbaar zijn. Mocht het helemaal niet lukken, dan is het in geval van nood altijd nog mogelijk om een schermafbeelding van alles wat in beeld is te maken op de eerder in dit boek uitgelegde manier (bijvoorbeeld door gebruik te maken van de knop Schermafbeelding in het lint onder de tab Invoegen).

Schikken

U hebt in PowerPoint in de loop der tijd wellicht heel wat objecten ingevoegd: tekstvelden, afbeeldingen, snelle vormen, clipart en Office-objecten. Het aardige is dat u deze allemaal naar wens kunt schikken, ofwel: u kunt aangeven welk object over het andere moet liggen. Standaard geldt dat het laatst ingevoegde onderdeel over alle vorige komt te liggen; zo hebben wij aan de tabeldia een euroteken via de knop Onlineafbeeldingen (tab Invoegen van het Lint) ingevoegd. Normaal gesproken zou het prima zijn dat de euro over de tabel ligt, maar stel dat we de euro door de tabel willen laten afdekken, dan is dat eveneens mogelijk.

1. Klik met de rechtermuisknop op een afbeelding of object – in dit geval de euro – en daarna onder Naar achtergrondop Naar achteren.
2. Zijn er meer dan twee overlappende objecten op de dia, dan zijn deze middels Naar achteren en Naar voren (onder Naar voorgrond) eenvoudig in een andere overlappingsvolgorde te schikken.

De opties Naar achtergrond en Naar voorgrond zorgen ervoor dat het geselecteerde object respectievelijk geheel naar achteren verhuist of helemaal bovenop komt te liggen.

Oefeningen

• Maak een wat uitgebreidere tabel in Word en importeer deze vervolgens in PowerPoint. Experimenteer met themakleuren en opmaak.
• Voeg schaduw en een invliegeffect toe
•  Pak een van de vele voorbeeldsjablonen uit Excel en importeer hieruit een grafiek in PowerPoint.
• Zorg dat de ingevoegde grafiek in delen het scherm in komt vliegen.
• Kopieer en plak een foto vanuit een beeldbewerkingsprogramma in PowerPoint.

Op zoek naar plaatjes

Tot zover het hoofdstuk uit PowerPoint 2016. Er zijn in de diverse Office-onderdelen meer mogelijkheden om aan afbeeldingen te komen, voor de volledigheid vermelden we hier nog even de ingebouwde afbeeldingenzoeker die in de meeste Office-onderdelen beschikbaar is. Klik in bijvoorbeeld Word in het lint op de tab Invoegen en daarna op de knop Onlineafbeeldingen. In het veld achter Zoeken in Bing Image tikt u een omschrijving van hetgeen u zoekt, bijvoorbeeld het woord geld gevolgd door een druk op Enter. Het aardige is dat de afbeeldingen zoeker met de standaardinstellingen alleen afbeeldingen toont die voldoen aan de Create Commons-licentie wat betekent dat u de gevonden plaatjes zonder meer mag gebruiken in uw document, spreadsheet of presentatie. Wilt u méér (en ook copyright-beschermde) afbeeldingen zien, klik dan op de knop Toon alle web-resultaten. Klik – ongeacht welke zoekmethode u kiest – op een gewenste afbeelding en daarna op Invoegen waarna het plaatje in uw document verschijnt. Eenmaal ingevoegd kunt u de diverse bewerkingstools en effecten gebruiken die de afzonderlijke Office-onderdelen aan boord hebben.

Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.