De instelbare opties van de diverse Office-onderdelen worden door veel gebruikers genegeerd. Niet helemaal vreemd, want voor algemeen gebruik zijn ze optimaal ingesteld. Toch valt er nog best wat te tweaken. Dit is deel 2 van deze tips voor Office, deel 1 vind je HIER.
Werkbalk Snelle toegang
Helemaal linksboven, in de titelbalk van een Office-onderdeel, vindt u een handvol knopjes. Standaard zijn die bedoeld voor opslaan (de diskette), ongedaan maken, herhalen typen en om te schakelen tussen muis- en aanraakmodus (voor als u een aanraakscherm gebruikt). Minder bekend is dat u deze knoppenset geheel naar eigen wens kunt aanpassen en (of) uitbreiden. Ga daarvoor weer naar Opties en klik in het venster Opties voor op Werkbalk Snelle toegang. Om bijvoorbeeld een knopje voor afdrukken toe te voegen klikt u (rechts) in het linker paneel op Afdrukvoorbeeld en afdrukken gevolgd door een klik op Toevoegen en daarna op OK. Op deze manier zijn veel meer knoppen toe te voegen, let daarbij wel op dat het nog een beetje overzichtelijk blijft. Niet alle knoppictogrammen zijn wat ons betreft overigens even duidelijk; het afdrukknopje doet wat ons betreft toch vooral aan een zoekknop denken. Voeg knoppen dus met beleid toe, want als u steeds diep moet nadenken over wat een knop ook alweer precies doet mist zo’n ‘snelle’ knop natuurlijk volledig z’n doel. Om het verhaal rondom de werkbalk Snelle toegang helemaal compleet te maken: rechts van de knoppenrij vindt u een naar beneden gericht ‘pijltje’, door hierop te klikken kunt u ook diverse knoppen activeren. De keuze is hier echter veel beperkter dan wat u via het venster Opties voor krijgt aangeboden.
Lint aanpassen
Op min of meer dezelfde manier als hierboven beschreven is het Lint aanpasbaar. Het is echter niet onverstandig daar een stuk conservatiever mee om te gaan, want veel (studie)boeken gaan uit van een standaard geconfigureerd lint. Als u onderdelen gaat verwijderen, vervangen of verplaatsen wordt het erg moeilijk om bijvoorbeeld een cursus of artikel te volgen. Desondanks: mocht u zich geroepen voelen dan staat niets u in de weg om het Lint volledig te veranderen. Klik daarvoor in het venster Opties voor op Lint aanpassen en ga uw gang. Bedenk verder dat – overigens net als bij het aanpassen van de werkbalk Snelle toegang – helemaal bovenaan het linkse paneel onder Kies opdrachten uit: ook nog weer een selectie gemaakt kan worden. Standaard is hier Populaire opdrachten geselecteerd, maar u kunt hier ook een andere categorie of simpelweg alle Opdrachten kiezen.
Gebruikersnaam en initialen
Op zich is het niet onhandig om in uw eigen exemplaar van Office een gebruikersnaam in te stellen. Niet alleen is het dan te achterhalen dat u het document hebt geproduceerd, maar ook verschijnt uw naam bij bijvoorbeeld ingevoegde opmerkingen. U vindt de betreffende optie in het venster Opties voor onder Algemeen. De gebruikersnaam zal vaak wel correct gegokt zijn door Office, maar bij uw initialen kunnen zomaar wat letters ontbreken. Aanpassen is snel gerealiseerd.
Controleer uw gebruikersnaam en initialen en pas deze zo nodig aan.
Aantal keren ongedaan maken
Bent u iemand die heel veel fouten maakt of bent u iemand die regelmatig volledig van gedachte verandert dan is het op zich toch best riante aantal van 20 niveaus ongedaan maken misschien wat aan de krappe kant. In het venster Opties voor PowerPoint (en ook alleen in dit onderdeel van Office) is deze waarde onder Geavanceerd te verhogen. Bedenk wel dat dit flink wat meer aanslag op geheugen en (of) schijfruimte kan veroorzaken, zeker als er veel video’s en grote afbeeldingen worden gebruikt.
Met beleid
Het loont zonder meer de moeite om eens rustig – per Office-onderdeel – door de Opties heen te lopen. Wellicht dat u zomaar wat van uw gading vindt om te wijzigen. Met name professionals kunnen hun hart ophalen aan de meer geavanceerde mogelijkheden. Tegelijkertijd geldt dat u als ‘basisgebruiker’ de Opties ietwat conservatief moet benaderen, kijk vooral uit bij de Geavanceerde opties. Maar schuw ze soms ook niet want soms zit daar precies iets wat problemen op kan lossen (zie ook kader GPU-versnelling).
GPU-versnelling
Steeds meer software maakt volop gebruik van GPU-versnelling om de gebruikservaring maar zo soepel mogelijk te laten zijn. Zelfs een programma als Word – waar u dat wellicht niet direct van verwacht – doet hier aan mee. De GPU is de grafische processor in uw pc en in de meer moderne uitvoeringen kan die veel meer dan alleen beeld opbouwen. De GPU is ook inzetbaar als een soort co-processor waarmee de hoofdprocessor in uw systeem een beetje (of flink, afhankelijk van de toepassing) ontlast kan worden. Het vervelende is dat lang niet iedereen de allernieuwste grafische drivers heeft geïnstalleerd. Zorg bij gebruik van Office 2016 dan ook dat dit voortaan wel het geval is; het komt de snelheid en vooral stabiliteit van de suite zonder meer ten goede. Vervelend genoeg zijn laptopgebruikers voor hun nieuwste videodrivers vaak afhankelijk van hun fabrikant en die gooit er nogal eens met de pet naar wat updates betreft. Met de introductie van Windows 10 is dat probleem alleen nog maar gegroeid, de allereerste videodrivers voor veel GPU’s waren erg buggy. Dat leidde soms zelfs tot crashes van Office-onderdelen of zelfs een blauw scherm als u in Word aan het tikken was. Brengt de nieuwste videodriver van uw laptopfabrikant geen uitkomst, of is er simpelweg niets nieuws dan kan het uitschakelen van de hardwareversnelling rust in de tent brengen. In het venster Opties vindt u onder Gevanceerd en dan – rechts – onder het kopje Weergeven de betreffende optie(s). Ze verschillen enigszins per onderdeel, in Word en Excel kunt u bijvoorbeeld alleen de optie Hardwareversnelling uitschakelen voor afbeeldingen inschakelen. PowerPoint biedt daarnaast de optie Grafische hardwareversnelling uitschakelen voor afbeeldingen. Als vanzelfsprekend heeft die optie veel meer invloed op de algehele prestatie van het pakket, maar in geval van nood gaat stabiliteit natuurlijk boven snelheid. Verschijnen er tijdens gebruik van een van de Office-onderdelen vreemde balken, blokken of andere ongewenste zaken in beeld of crasht uw systeem dan biedt het uitzetten van genoemde opties wellicht soelaas.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
