Een PowerPoint presentatie beveiligen is niet onpraktisch, om te voorkomen dat anderen met de eer gaan strijken bijvoorbeeld. Dit artikel is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u voorkomen dat derden zich een presentatie toe-eigenen (‘heb ik gemaakt’) waar vele uren werk inzitten, dan is het verstandig om deze – voorzien van naam en eventueel handtekening – ‘op slot’ te zetten. Dat doet u als volgt:

1. Klik op Bestand, Info, Presentatie beveiligen.

U kunt hier met de optie Markeren als definitief de presentatie opslaan als ‘alleen lezen’; anderen kunnen er dan niets meer aan veranderen. Daarnaast ziet u in het deelvenster rechts een overzicht van de in de presentatie ingebakken gegevens. Als Office op uw naam is geregistreerd, ziet u als auteur uw eigen e-mailadres. Daarnaast zijn velden als Titel, Codes en Categorieën aan te passen. Ook is een (extra) auteur toe te voegen; dat kan zoals in dit voorbeeld uw echte naam zijn in plaats van het standaard ingevulde e-mailadres.

2. Vergeet na het invullen van deze zaken niet de presentatie op de normale manier te bewaren, want anders is alles de volgende keer verdwenen. Ook is het wellicht verstandig om de presentatie eerst onder een andere naam te bewaren met Opslaan als alvorens u het geheel als definitieve versie markeert. Na klikken op OK in de verschenen infovensters ziet u boven uw presentatie een gele balk ten teken dat het document definitief is. Overigens is een eenmaal als definitief gemarkeerde presentatie niet meer via Exporteren en Presentatie inpakken voor cd te distribueren.

Digitale handtekening toevoegen

U kunt een digitale handtekening toevoegen. Klik op Bestand, Info, Presentatie beveiligen en de optie Een digitale handtekening toevoegen. In oudere versies bevatte PowerPoint een zogeheten basiscertificaat waarmee u een presentatie van een digitale handtekening kon voorzien. Tegenwoordig is dat er niet meer en verschijnt een venster met de vraag of u een certificaat (‘digitale ID’) wilt ophalen bij een Microsoft-partner. Klikt u op Ja, dan opent een pagina met diverse aanbieders. Tegenwoordig zijn er alleen nog betaalde certificaten beschikbaar, helaas. Voorheen was er een gratis versie afkomstig van Comodo, maar deze aanbieder heeft z’n credits door diverse ‘schandalen’ verspeeld. Het verkrijgen en ‘installeren’ van een certificaat werkt bij elke aanbieder anders en valt buiten het bestek van dit boek. Mocht u een certificaat willen, dan is het zaak de aanwijzingen van de gekozen aanbieder nauwkeurig op te volgen. Hebt u eenmaal een certificaat dan is dit uniek. Daarmee staat u juridisch gezien wat sterker, omdat dit door iedereen te controleren is.

Certificaten te koop

Los van het gratis exemplaar zijn er ook certificaten te koop, dit betreft dan veelal gecontroleerde certificaten die het nog zekerder maken dat u echt de maker bent. De materie betreffende certificaten valt zoals gezegd buiten het bestek van dit boek, maar in het algemeen geldt dat als u veel presentaties maakt die regelmatig ‘in het wild’ verspreid worden, de aanschaf en installatie van een dergelijk certificaat het overwegen waard is. U hoeft het namelijk maar één keer te kopen om deze en alle volgende presentaties te kunnen ondertekenen. Overigens bent u niet verplicht om de door Microsoft gesuggereerde certificaten aan te schaffen, maar het is natuurlijk wel een lekker snelle manier. En eentje waarvan u zeker weet dat het naadloos samenwerkt met PowerPoint.

Ook behoort het versleutelen van een PowerPoint-presentatie tot de mogelijkheden. Hoe dat in z’n werk gaat leest u in het genoemde boek!

Naast deze tip nog op zoek naar meer tips over PowerPoint? Dan zit u op dit blog helemaal goed! Volg deze link en verdiep u verder in het onderwerp.

Handboek PowerPoint 2021

PowerPoint 2021 is het meest gebruikte programma om presentaties samen te stellen. Het is onderdeel van zowel Microsoft Office 2021 als Microsoft 365. U bedient PowerPoint met het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van PowerPoint zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek PowerPoint 2021 helpt u snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.

Tot de behandelde onderwerpen horen:

• presentaties vormgeven met thema’s
• afbeeldingen invoegen
• presenteren met geluid
• videobeelden vertonen
• werken met clipart
• presentaties meenemen, delen en uitwisselen
• objecten importeren en schikken

Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.