Zo maak je je fotoarchief overzichtelijk

Het ordenen van foto’s van tientallen jaren is een tijdrovend project, maar een goede workflow bespaart je veel gedoe. De meeste mensen weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Er zijn veel mogelijkheden om een archief op te zetten, maar Adam Pratt bespreekt hieronder een handig systeem dat voor de meeste fotografen uitstekend werkt. Het is een voorproefje uit zijn boek ‘Fotobeheer zonder stress’. Zo maak je een fotoarchief overzichtelijk. (Een interview met Adam Pratt over het boek en de manieren om je fotoverzameling op orde te brengen, lees je HIER.)

Voordat ik je de volgende stappen leer, bekijk ik de tekortkomingen van andere systemen voor het ordenen die je misschien al hebt geprobeerd. De drie meestvoorkomende opties die op het eerste gezicht een goed idee lijken, zijn ordenen op persoon, gebeurtenis of onderwerp. Dat resulteert meestal in een puinhoop. Als je op persoon ordent kom je in de knoop met foto’s waarop ook andere personen staan; als je op gebeurtenis ordent, kun je vaak soortgelijke gebeurtenissen niet meer van elkaar onderscheiden; als je op onderwerp sorteert, vallen belangrijke foto’s buiten de boot omdat ze niet goed in een hoofdcategorie passen.

Een gemakkelijke manier om de beste back-upmethoden te onthouden is 3-2-1: drie kopieën, twee verschillende harde schijven, één kopie elders.

Wat werkt wel?

Welk systeem om je foto’s te ordenen werkt dan wel? Ik gebruik een driestappensysteem dat mij nooit in de steek heeft gelaten:

Foto’s chronologisch sorteren. Dit is relatief eenvoudig en een essentiële eerste stap die niet veel tijd kost (dit hoofdstuk).
Voeg metagegevens toe. Dit is de tijdrovendste, maar waardevolle stap in het systeem (zie hoofdstuk 12).
Hernoem bestanden. Dit is de minst belangrijke stap, maar hij is gemakkelijk en zorgt voor een mooie presentatie.Dit driestappensysteem is eenvoudig, gebaseerd op open standaarden en werkt altijd. Het werkt voor alle soorten foto’s, elk type camera en elk type computer en het werkt ook voor jou.

Momentopname

Chronologisch ordenen is de hoeksteen van mijn systeem omdat het werkt voor elk archief, iedereen begrijpt de datums en tijden en het behoeft geen uitleg. Dorothea Lange, een opmerkelijke Amerikaanse fotojournaliste, zei: ‘Fotografie neemt een moment uit de tijd en verandert het leven door het stil te zetten.’ Omdat foto’s een moment in de tijd vastleggen, is het zinvol ze naar tijd te ordenen. Digitale camera’s en smartphones registreren automatisch de datum en tijd bij elke foto. Dit betekent dat je computer je digitale foto’s voor je kan ordenen!

Chronologisch sorteren klinkt misschien star, maar in de praktijk is het heel flexibel. Als je niet honderd procent zeker weet wanneer een foto is gemaakt, kun je altijd een geschatte datum gebruiken. Je kunt dan de foto’s nog steeds op een verstandige manier sorteren en doorzoeken. Als je gescande foto’s hebt die moeilijk te dateren zijn, zijn er manieren om daarmee om te gaan, die ik behandel in hoofdstuk 13 (bladzijde 153). Een chronologisch systeem is ook flexibel omdat je altijd nieuwe foto’s kunt toevoegen zonder de foto’s te verstoren die al op datum zijn geordend.

Sorteren op datum

Het chronologisch sorteren van foto’s is niet alleen de meest logische en flexibele methode, het is ook de gemakkelijkste omdat goede software het voor je kan doen. Grote digitale fotoarchieven handmatig sorteren is bijna onmogelijk. Het goede nieuws is dat de meeste digitale foto’s nauwkeurige opnamedatums in de bestanden hebben. Je kunt dan Adobe Lightroom Classic gebruiken om digitale foto’s automatisch chronologisch te sorteren op basis van hun digitale opnamedatum.

Klik op het pluspictogram in het deelvenster Lightroommappen om een nieuwe map toe te voegen. Geef deze map de naam Fotoarchief en sla hem op dezelfde plaats op als het bestand ‘Familefotoarchief.lrcat’.

Alternatieve apps

Ik gebruik Lightroom Classic voor mijn hele workflow voor het ordenen van foto’s, maar als je een alternatieve app zoekt voor het chronologisch sorteren in submappen, kijk dan eens bij:

Big Mean Folder Machine (macOS; publicspace.net/BigMeanFolderMachine)
PhotoMove (Windows; mjbpix.com)

Je bepaalt zelf hoe je je foto’s wilt sorteren: op dag, maand of jaar. Het hangt ervan af hoeveel foto’s je hebt en hoe gedetailleerd je wilt zijn met je familiefotoarchief. Het is gemakkelijker om een heleboel submappen samen te voegen dan om bestanden in meerdere submappen te verdelen. Ik laat Lightroom dus digitale foto’s altijd sorteren op de dag waarop ze zijn gemaakt en dan voeg ik ze samen als dat zinvol is voor het project.

Vier stappen

Ik begin elk project om foto’s te ordenen met een nieuwe Lightroom-catalogus en volg telkens de volgende vier stappen:

Maak een nieuwe Lightroom-catalogus (Bestand > Nieuwe catalogus) op een locatie met voldoende ruimte voor alle foto’s in het project, zoals een externe harde schijf. Als je niet zeker weet hoeveel ruimte je nodig hebt, kijk dan nog eens naar je verzmeling en noteer de bestandsgrootte van alle foto’s die je hebt verzameld minus de duplicaten die je hebt verwijderd. Geef je nieuwe catalogus een duidelijke naam, zoals ‘Familiefotoarchief’.
Maak vervolgens een nieuwe map met de naam Fotoarchief en sla deze op naast je Lightroom-catalogusbestand. Dit is om twee redenen belangrijk. Alle foto’s die je in deze catalogus importeert, worden in deze bovenliggende map opgeslagen. Deze bovenliggende map wordt op dezelfde plaats opgeslagen als de Lightroom-catalogus, waardoor je gemakkelijk in één keer een back-up kunt maken van de catalogus en de foto’s.
Open de catalogusinstellingen (Lightroom Classic > Catalogusinstellingen op macOS of Bewerken > Catalogusinstellingen op Windows), klik op het tabblad Metagegevens en markeer het selectievakje Wijzigingen automatisch naar XMP opslaan. Dit zorgt ervoor dat alle metagegevens die je later toepast automatisch worden opgeslagen in je foto’s in plaats van alleen in de Lightroom-catalogus.
Tenslotte kun je eventueel je naamplaatje aanpassen zodat de naam van het project duidelijk wordt weergegeven bovenaan het Lightroom-venster. Als je alleen je eigen foto’s ordent, maakt dit misschien niet uit. Maar als je aan meerdere projecten werkt of foto’s voor andere mensen ordent, dan kan dit duidelijke label verwarring voorkomen als je tussen Lightroom-catalogi wisselt. Kies Lightroom Classic > Naamplaatje instellen. (macOS) of Bewerken > Naamplaatje instellen (Windows), stel Naamplaatje in op Gepersonaliseerd en typ de naam van je project.

Pas de catalogusinstellingen aan zodat alle metagegevens automatisch in je bestanden worden opgenomen.

Het aanpassen van het naamplaatje is optioneel, maar het is wel handig als je met meerdere Lightroom-catalogi werkt.

Dit artikel komt uit het boek ‘Fotobeheer zonder stress’ door Adam Pratt. Met het boek leer je om je foto’s te beheren en in een verzameling te ordenen die overzichtelijk en toekomstbestendig is. Een interview met Adam Pratt over het boek en de manieren om je fotoverzameling op orde te brengen, lees je HIER.

Koop ‘Fotobeheer zonder stress’ hier