Het samenvatten van gegevens in Excel met een draaitabel maakt het mogelijk om data vanuit allerlei invalshoeken te bekijken. Handig en zelfs onmisbaar in vele situaties! Onderstaande tekst is een uittreksel uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.
Excel heeft een krachtig gereedschap om gegevens zeer compact samen te vatten: de draaitabel. Dat is een interactieve tabel waarmee je de gegevens vanuit diverse invalshoeken kunt bekijken. Je kunt de presentatie in de draaitabel filteren en sorteren, subtotalen wel of niet weergeven en de draaitabel naar wens opmaken. Kun je eenmaal met een draaitabel werken, dan heb je een krachtig gereedschap in handen. Ter geruststelling: je loopt niet het risico dat je de gegevens aantast, want de draaitabel verandert de achterliggende gegevens niet, maar vat ze alleen op een bepaalde manier samen. Het bedienen van de draaitabel gaat eenvoudiger met zogeheten slicers, een apart vlak met knoppen. De draaigrafiek biedt een grafische weergave van de manier waarop je de gegevens in een draaitabel samenvat. Ook een draaigrafiek is interactief. Kortom: Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel leidt tot nieuwe en vaak broodnodige inzichten.
Overzicht scheppen met een draaitabel
Met een draaitabel krijg je snel inzicht in een grote hoeveelheid gegevens. Hiermee presenteer je de database op een overzichtelijke manier, krijg je samenvattingen en worden verbanden gelegd. Een draaitabel werkt interactief, want met een klik op de knop laat je gegevens uit een bepaalde kolom zien of juist niet. Zo krijg je snel antwoord op vragen als:
- Wat was de duurste maand van het jaar?
- Voor hoeveel heeft Peter in januari verkocht?
- Welke salesmedewerker haalde in het eerste kwartaal de beste verkoopresultaten?
De draaitabel voorbereiden
Je gaat altijd uit van een lijst met gegevens. Zo’n lijst kan bestaan uit verkopers die in bepaalde steden voor een bepaald bedrag omzetten, de grootboeknummers met kostenposten, personeelsleden met hun functie, salaris, standplaats, geslacht enzovoort. Een lijst die je met een draaitabel wilt weergeven, moet aan een aantal eisen voldoen.
• Er moeten opschriften boven in elke kolom staan. Deze zullen verschijnen op de knoppen waarmee je de draaitabel bedient. De opschriften moeten in de rij direct boven de gegevens staan, laat dus geen rij leeg tussen de opschriften en de gegevens. Als een kolom geen opschrift heeft, zul je de melding krijgen: ‘De veldnaam van de draaitabel is ongeldig’.
• Dezelfde soort gegevens staan onder elkaar (in de ene kolom staan getallen, in een andere staat tekst) en gegevens van één persoon of van hetzelfde item staan naast elkaar in dezelfde rij. Dus zoals elke database is opgesteld.
• Vermijd lege cellen in de lijst. Horen bijvoorbeeld diverse rijen bij ‘Amsterdam’, typ dan deze stad niet alleen in de eerste rij waarna je de volgende rijen leeg laat, maar herhaal deze stad in iedere rij die daarbij hoort. Zie ook hoofdstuk 2, de paragraaf Onvolledige records in een tabel aanvullen.
• Excel verwerkt één lijst of tabel in een draaitabel. Heeft jouw werkblad verschillende lijsten die één groot geheel moeten gaan vormen, zet ze dan eerst in één tabel, zonder lege kolom ertussen. Omgekeerd: staan er meer lijsten of tabellen in hetzelfde werkblad, scheid ze dan van elkaar door er minstens één kolom tussen te zetten.
Als je deze richtlijnen zo veel mogelijk aanhoudt, zal het gebruiken van draaitabellen soepel verlopen.
Een draaitabel is vooral nuttig bij grote gegevensbestanden, maar we laten het principe zien aan de hand van een eenvoudig overzicht van de verkoopcijfers van verkopers in drie steden in drie maanden. Wat met een lijst van twintig rijen kan, kan vervolgens ook met een lijst van twintigduizend rijen.
Een draaitabel maken
Klik op een willekeurige cel in de lijst. In de volgende stap wordt automatisch het gebied met aansluitende cellen om die cel heen geselecteerd.
• Als je niet de volledige lijst nodig hebt, selecteer dan de (aansluitende) kolommen die je wilt gebruiken. Of selecteer het desbetreffende gebied.
Klik in het tabblad Invoegen op de knop Draaitabel; er gaat een venster open dat eruitziet als in de volgende afbeelding.
• In Excel 2010 klik je op de bovenste helft van de knop Draaitabel. Klik je op de onderste helft van de knop Draaitabel, dan moet je nogmaals Draaitabel kiezen. De andere optie, Draaigrafiek, komt aan het eind van dit hoofdstuk aan de orde.
• Je ziet in dit venster bij Tabel/bereik welk gebied is geselecteerd. Dat gebied wordt ook gemarkeerd met een stippellijn in het werkblad. Je kunt dat gebied hier nog bijstellen: klik in dat vak en sleep over een deel van het werkblad.
• Heb je een willekeurige cel in de lijst geselecteerd en komen er in jouw lijst lege rijen voor, dan is alleen het deel met aansluitende cellen automatisch geselecteerd. Controleer of dat het juiste gebied is.
• Standaard wordt voor de draaitabel een nieuw werkblad aan je bestand toegevoegd; dat werkt het prettigst. Wil je de draaitabel naast je bestaande lijst hebben, kies dan Bestaand werkblad, klik in het vak Locatie en klik op een cel rechts van je gegevenslijst.
Na een klik op OK maakt Excel een raamwerk voor de draaitabel in een nieuw werkblad; zie afbeelding hierna.
Het raamwerk is je gereedschap om de draaitabel mee te maken. Je ziet het volgende:
• Het model voor de draaitabel staat links in beeld, daar komt de samenvatting.
• Rechts staat het taakvenster Draaitabelvelden (in Excel 2010: Lijst met draaitabelvelden). Boven in dit taakvenster staan selectievakjes, de aanduidingen zijn precies de opschriften van je kolommen. Deze knoppen worden veldknoppen genoemd. Excel aan het werk Gegevens verwerken in Excel
• Komt boven de kolommen in je lijst hetzelfde opschrift tweemaal voor (bijvoorbeeld ‘Bruto’), dan zie je dat hier terug als ‘Bruto’ en ‘Bruto2’.
• Het onderste deel van dit taakvenster bestaat uit vier vakken, de zogeheten Neerzetgebieden. Zodra je een of meer van de opschriften (velden) bovenaan inschakelt, verschijnen ze als knoppen in een van deze vakken. Deze knoppen hebben pijltjes waarmee je opties opent.
• In het lint verschijnen twee speciale tabbladen, namelijk Draaitabel analyseren en Ontwerpen (in Excel 2013 heet het eerste tabblad enkel Analyseren, in Excel 2010 heet dit tabblad Opties).
• Het taakvenster en deze extra tabbladen verschijnen zodra je in de draaitabel klikt; ze verdwijnen als je ergens anders in het werkblad klikt.
Gegevens verwerken in Excel
Leuke tip, dat gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
