Met kopteksten en voetteksten in Word maakt u langere schrijfsels of complete boeken een stuk leesbaarder. Hoe u dat regelt, leest u hieronder in een tip afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

In dit boek staat boven aan de even pagina’s het hoofdstuknummer gevolgd door de titel van het hoofdstuk. Boven aan de oneven pagina’s wordt eerst de serienaam genoemd, gevolgd door de titel van het boek. Dit zijn kopteksten. Een steeds terugkerende tekst onderaan de pagina noemen we een voettekst. In dit boek zijn dat de paginanummers.

Het is niet verstandig dergelijke teksten zélf boven (of onder) elke pagina te typen, want als u achteraf tekstgedeelten toevoegt of verwijdert, komt het pagina-einde op een andere plaats en moet u de kop- en voetteksten verplaatsen. In Word kunnen kop- en voetteksten automatisch worden gemaakt.

Kop- en voetteksten invoegen

Het invoegen en naderhand bewerken van kop- en voetteksten doet u in het tabblad Invoegen met de knoppen Koptekst en Voettekst. Deze knoppen werken op dezelfde manier. Wanneer u op één van deze knoppen klikt, verschijnt een menu. Klik op een optie; de mogelijkheid voor een kop- of voettekst wordt in uw document ingevoegd. U kunt nu tekst invoegen.

Het tabblad Ontwerpen

Wanneer u een kop- of voettekst invoegt (of paginanummers instelt), activeert Word een extra tabblad: Ontwerpen. Dat gebruikt u om de inhoud van kop- en voetteksten samen te stellen. Op dit tabblad vindt u de volgende groepen:

• Koptekst en voettekst Bepaal hier de vormgeving van de kop- en voetteksten (bijvoorbeeld het aantal kolommen) en de paginanummers. (U schakelt dan ook tussen de koptekst en voettekst.) Met de knop Paginanummer bewerkt u de paginanummering.

• Invoegen Met de knop Datum en tijd opent u het dialoogvenster Datum en tijd, waarin u de weergave van de datum en tijd kunt bepalen. Door de optie Automatisch bijwerken in te schakelen, zal Word de huidige datum en tijd aangeven wanneer u het document naar de printer stuurt. U kunt verder snelonderdelen invoegen, bijvoorbeeld vooraf ingestelde tekstfragmenten, afbeeldingen en illustraties.

• Navigatie De knoppen Naar koptekst en Naar voettekst gebruikt u om te wisselen tussen de koptekst of voettekst. Met Vorige sectie en Volgende sectie wisselt u tussen kop- en voetteksten van verschillende secties. De knop Aan de vorige koppelen dient om de koppeling tussen de kop- of voetteksten te verbreken of juist te herstellen. Wanneer twee secties verschillende kopteksten moeten hebben, moet u in sectie 2 de koppeling met de voettekst van sectie 1 verbreken. U kunt dan voor sectie 2 een aparte koptekst instellen. In een volgende oefening brengen we dit in de praktijk.

• Opties Bepaal hier of de eerste pagina een andere kop- en voettekst krijgt, of even en oneven pagina’s van elkaar verschillen en of de gewone tekst ook moet worden weergegeven. Het verbergen van de tekst kan handig zijn bij het opmaken en instellen van uitgebreide kop- en voetteksten en watermerken.

• Positie Met deze groep kunt u zelf met de pijlknoppen instellen hoe hoog of laag de kop- en voetteksten op de pagina moeten worden geplaatst. U kunt ook de horizontale positie instellen door een uitlijningstab in te voegen.

Kop- en voettekst bewerken

Een koptekst of voettekst is snel te bewerken door op de tekst van de kop- of voettekst te dubbelklikken. Het koptekstgebied wordt dan automatisch geactiveerd en het tabblad Ontwerpen verschijnt. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik tot slot op de knop Koptekst en voettekst sluiten.

Complete Boek Office 2019

Bovenstaand artikel is zoals aangekondigd een stukje afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365; auteurs: Peter Kassenaar, Wim de Groot, Wilfred de Feiter en Ronald Smit. U treft er naast de tip betreffende PowerPoint synoniemen en woordenboek nog veel meer waardevolle informatie in aan. Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In dit lijvige werk behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!

U kunt meer fragmenten uit dit boek lezen op het blog, bijvoorbeeld hier een tip over importeren in PowerPoint en hier tips en trucs betreffende alinea- en regeleinden in Word.

Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.