Met het opnemen van een macro in Office, ‘programmeer’ je eigenlijk al in VBA, zonder daar wat spannends van te merken. Een mooie opstap dus naar het ‘betere werk’ voor later. In ons kersverse boek Magisch Microsoft Office met VBA: Macro’s bouwen voor beginners ga ik diep in op het programmeren in VBA, voor alle losse Office-onderdelen. Maar ook hier beginnen we met die allereerste basis, ofwel het opnemen van die Macro’s. Hoe dat werkt, lees je ook in dit artikel!

Het opnemen van een macro in Microsoft Office is vergelijkbaar met het opnemen van een video van je schermactiviteiten, maar dan specifiek gericht op de acties die je uitvoert binnen een Office-applicatie zoals Word of Excel. Wanneer je een macro opneemt, slaat Office elke klik en elke invoer op als een reeks VBA-commando’s. Deze commando’s vormen samen een macro die, wanneer afgespeeld, de opgenomen acties exact opnieuw kan uitvoeren.

Dit proces is bijzonder gebruiksvriendelijk, omdat het geen voorafgaande kennis van programmeren vereist. Je voert simpelweg de taken uit die je wilt automatiseren en Office creëert de code voor je. Het resultaat is een op maat gemaakte macro die je op elk gewenst moment kunt afspelen om dezelfde taken opnieuw uit te voeren, waardoor repetitieve processen worden geëlimineerd en de efficiëntie toeneemt.

Waarom is het opnemen van macro’s een goed startpunt?

Voor beginners biedt het opnemen van macro’s een ‘zachte’ introductie tot de wereld van automatisering, zonder de noodzaak om direct in de diepten van codering te duiken. Dit is om verschillende redenen voordelig:

• Onmiddellijke toepasbaarheid Je ziet direct resultaat van je werk. Door eenvoudigweg handelingen op te nemen die je normaal handmatig zou uitvoeren, kun je een onmiddellijk bruikbare tool creëren die tijd bespaart.
• Vertrouwdheid met VBA Hoewel je tijdens het opnemen niet actief codeert, genereert het proces en VBA-code die je kunt bekijken en analyseren. Dit helpt je vertrouwd te raken met de syntaxis en structuur van VBA, wat nuttig zal zijn als je later besluit dieper in het programmeren te duiken.
• Vertrouwen opbouwen Door te starten met het opnemen van macro’s bouw je vertrouwen op in je eigen vermogen om technologie te gebruiken voor automatisering. Dit kan de angst voor meer geavanceerde programmeerconcepten verminderen en dient als een motiverende factor om verder te leren.
• Potentieel ontdekken Als je eenmaal begint met het automatiseren van eenvoudige taken, begin je het potentieel voor verdere automatisering in je dagelijkse werkzaamheden te zien. Dit kan leiden tot een verhoogde interesse en een dieper begrip van hoe je andere taken kunt automatiseren, wat je productiviteit verder zal verhogen.

Door deze voordelen is het opnemen van macro’s een uitstekende eerste stap voor iedereen die nieuw is in de wereld van VBA en automatisering, en biedt het een stevige basis voor meer geavanceerde VBA-programmering in de toekomst.

Macro opnemen

Macro opnemen in Word en Excel

Hier volgt een stapsgewijs overzicht voor Word en Excel:

1 Open het document of de spreadsheet waarin je de macro wilt opnemen.

2 Ga naar het tabblad Beeld in het lint.

3 Klik op het pijltje onder de knop Macro’s en selecteer Macro opnemen in het menu.

4 Geef de macro een naam. Zorg ervoor dat je geen spaties gebruikt; gebruik onderstreeptekens voor de leesbaarheid (bijvoorbeeld Tekst_opmaken).

✅ PascalCase
Ook populair is het zogeheten PascalCase: daarbij worden macronamen niet gescheiden door onderstreeptekens, maar worden onderlinge woorden herkenbaar gemaakt door een hoofdletter. In PascalCase zou de macro dus TekstOpmaken heten. Voor de functionaliteit maakt het niet uit; kies iets wat je zelf duidelijk vindt of prettig vindt werken. Probeer er wel consistent in te zijn.

5 Wijs eventueel een sneltoets toe als je de macro snel wilt kunnen starten zonder het lint te gebruiken. Dat gaat in Word en Excel verschillend:

• In Word klik je op Toetsenbord en druk je op de gewenste sneltoetscombinatie (bijvoorbeeld Ctrl+Q). Klik vervolgens op Toewijzen en op Sluiten.
• In Excel typ je een letter in het vakje achter Ctrl+ (bijvoorbeeld q).

Het toewijzen van een sneltoets is overigens niet verplicht.

6 Kies optioneel waar je de macro wilt opslaan: in dit document of in alle documenten (via Normal.dotm in Word of de persoonlijke macrowerkmap in Excel).

7 Klik op OK om de opname te starten. Voer nu de acties uit die je wilt automatiseren.

8 Ga terug naar het tabblad Beeld, klik op het pijltje onder de knop Macro’s en selecteer Opname stoppen als je klaar bent met het uitvoeren van de gewenste stappen.

✅ PowerPoint
In PowerPoint is het niet mogelijk om een macro op te nemen; die zul je dus zelf moeten ‘bouwen’. Al snel zal duidelijk worden hoe je dat doet.

Tips

Wat op te nemen

• Focus op discrete, herhaalbare taken zoals het formatteren van tekst, het invoeren van standaardgegevens of het maken van een grafiek.
• Probeer de opgenomen stappen zo algemeen mogelijk te houden, zodat de macro in verschillende documenten of situaties bruikbaar is.

Wat niet wordt opgenomen

• Muisbewegingen en het slepen van de muisaanwijzer worden niet opgenomen. Alleen de klikken (zoals op knoppen of menuopties) worden geregistreerd.
• Het scrollen door documenten of spreadsheets wordt ook niet opgenomen. Maar klikken in een cel in Excel wel!

Valkuilen vermijden

• Voorkom het opnemen van specifieke selecties die niet algemeen zijn (zoals een specifieke celreferentie in Excel), tenzij de macro specifiek voor dat doel wordt gemaakt.
• Als je een fout maakt tijdens de opname is het meestal beter om te stoppen, de opname te verwijderen en opnieuw te beginnen, om te voorkomen dat foutieve stappen deel uitmaken van de uiteindelijke macro. Hoe je een opname verwijdert lees je verderop in dit hoofdstuk.

Door deze stappen en tips te volgen kun je effectieve en efficiënte macro’s opnemen die je helpen tijd te besparen en de nauwkeurigheid in je werk met Microsoft Office te verhogen.

⚠️ Tabblad Ontwikkelaars
Het is verstandig het tabblad Ontwikkelaars in het lint te activeren, aangezien dit tabblad onmisbaar is bij het maken van macro’s. Klik in de gewenste app op Bestand, Opties en klik in het dialoogvenster dat verschijnt links op Lint aanpassen. Schakel het selectievakje voor Ontwikkelaars in de lijst rechts in en klik op OK.

Magisch Microsoft Office met VBA: Macro’s bouwen voor beginners

Magisch Microsoft Office met VBA opent de deur naar de wereld van automatisering binnen de meestgebruikte kantoorsoftware ter wereld. Dit boek is jouw startpunt in je reis van macroprogrammering, speciaal ontworpen voor beginners. Het maakt korte metten met de geheimzinnigheid van de programmeertaal VBA (Visual Basic for Applications) en biedt concrete voorbeelden voor Excel, Word en PowerPoint om je op weg te helpen. Uit de inhoud: