Met Outlook Taken en Notities helpt u orde in de chaos te houden, en zaken nooit meer (of in ieder geval minder) te vergeten. Deze tip is afkomstig uit ‘t dikke Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.
Een taak in Outlook is een beetje te vergelijken met een afspraak, maar wordt niet met een tijdslot weergegeven in de agenda. Taken kunnen kortdurende acties zijn, zoals ‘bel de afdeling Marketing’, maar ook uit langere projecten bestaan, bijvoorbeeld ‘Opmaak magazine juli’, waar u twee weken voor hebt uitgetrokken.
In de praktijk komt het er vaak op neer dat taken worden gebruikt voor langduriger werkzaamheden, waar u met onderbrekingen aan werkt. Outlook biedt allerlei mogelijkheden om de voortgang van taken bij te houden. Outlook Taken en Notities helpen u orde in de chaos te houden.
To do-lijst
To do-lijstU zou de takenlijst van Outlook kunnen beschouwen als een uitgebreide to do-lijst. Maar dan wel een lijst waarin u allerlei extra mogelijkheden hebt om de uitvoering van de taak te controleren en sturen. Zorg er zelf voor dat de lijst ook daadwerkelijk wordt gevuld met actie-items, oftewel taken die kunnen worden uitgevoerd. Zijn het meer algemene opmerkingen, gebruik dan het onderdeel Notities. Dat wordt in het tweede deel van dit hoofdstuk besproken.
Het venster Takenlijst
Het onderdeel Taken kunt u op verschillende manieren bekijken.
• Het hoofdvenster voor het werken met taken heet Takenlijst en wordt gestart via de optie Taken in de navigatiebalk.
• Na een standaardinstallatie van Outlook zijn vaak maar drie onderdelen (E-mail, Agenda en Contactpersonen) zichtbaar in de navigatiebalk. Kies in dat geval het onderdeel Taken uit het snelmenu met de drie stippen.
Klik op Taken in de navigatiebalk om het hoofdvenster Takenlijst te openen. Als deze optie bij u niet zichtbaar is, klik dan op de drie puntjes en kies Taken uit het vervolgmenu.Het uitgebreide venster met taken kan eruitzien als in onderstaande afbeelding. De standaardweergave heet Takenlijst en bevat drie kolommen: de mappenlijst (elk account in Outlook kan een eigen takenlijst bijhouden), de lijst met taken en een voorbeeldvenster. Selecteer een taak om te zien welke notities eventueel bij een taak horen, wat de status is enzovoort.
Kies onder Weergave wijzigen de optie Gedetailleerd of Eenvoudige lijst om de taken als kolommen weer te geven. U ziet in de gedetailleerde weergave ook een overzicht van reeds voltooide taken (deze worden doorgestreept weergegeven) en per taak welke details daarbij horen.
De standaardweergave heet Takenlijst. U kiest eventueel een andere weergave via knoppen in de groep Huidige weergave. Als de resolutie van het beeldscherm laag is, of Outlook in een kleiner venster draait, staan deze instellingen onder de knop Weergave wijzigen.
In de gedetailleerde weergave worden ook reeds voltooide taken getoond.Takenlijst in de weergave E-mail
Een andere manier om zicht te houden op uw taken, is door ze weer te geven in de takenbalk aan de rechterkant van het Outlook-venster. Dit kan bijvoorbeeld in de weergave E-mail. Kies hierin het tabblad Beeld en klik achtereenvolgens op de knoppen Takenbalk en Taken.
In het deelvenster dat verschijnt, is snel te zien welke taken nog open staan en kunt u bovendien nieuwe taken toevoegen.
De takenbalk rechts in het Outlook-venster.Complete Boek Office 2019
Bovenstaand artikel is zoals aangekondigd een stukje afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365; auteurs: Peter Kassenaar, Wim de Groot, Wilfred de Feiter en Ronald Smit. U treft er naast de tip betreffende PowerPoint synoniemen en woordenboek nog veel meer waardevolle informatie in aan. Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In dit lijvige werk behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!
U kunt meer fragmenten uit dit boek lezen op het blog, bijvoorbeeld hier een tip over importeren in PowerPoint en hier tips en trucs betreffende alinea- en regeleinden in Word.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
