Kiezen met een keuzelijst in Excel

Excel-tip: Kiezen met een keuzelijst in Excel

Gegevens in een werkblad invoeren is één ding, maar om dat ook nog foutloos te doen, is soms een uitdaging. Zeker als u van Excel verlangt dat het programma met dat woord of met die waarde gaat rekenen. Met deze Excel-tip: Kiezen met een Keuzelijst in Excel gaat dat een stuk handiger. Stel, u houdt een enquête. De mensen kunnen antwoorden met Ja, Nee en Geen mening. Om de antwoorden te verwerken, moeten die worden ingevoerd in een Excel-blad. En vervolgens moet het aantal malen Ja, worden geteld, Nee en Geen mening.

Typt u per ongeluk Neen, dan wordt dat niet meegeteld, omdat dat nu eenmaal iets anders is dan Nee. En dat komt niet doordat Excel pietluttig zou zijn, maar doordat een computer nu eenmaal een dom ding is. Die doet alleen wat u hem opdraagt. En als de opdracht is: tel het aantal malen Nee, dan hoort Neen daar nu eenmaal niet bij. OK, u neemt u voor om Ja, Nee of Geen mening met volle aandacht te typen. Dan is het nog steeds erg omslachtig om steeds een van deze drie opties met de hand te typen. Het is handiger om ze uit een keuzelijst te kiezen. Die maakt u zelf, met Gegevensvalidatie.

Keuzelijst maken met valideren

Selecteer alle cellen waarin het antwoord Ja, Nee of Geen mening moet komen. Klik op de tab Gegevens en klik op de knop Gegevensvalidatie; het venster Gegevensvalidatie verschijnt. Kies met het menu onder Toestaan de optie Lijst; in het venster verschijnt een vak onder Bron. In dat vak geeft u de opties op, waaruit u hierna wilt kiezen. Typ in dit geval:
Ja;Nee;Geen mening

Zoals u ziet, typt u een puntkomma tussen de opties.
U mag na elke puntkomma best een spatie typen. Als u daarna de keuzelijst opent, ziet u daarin de spaties niet terug.

Klik op OK. Klikt u hierna op een van deze cellen, dan verschijnt er een pijlknop aan de rechterkant. Deze verschijnt alleen als u klikt op een cel waarin deze keuzelijst is ingesteld. Klik op het pijltje; er verschijnt een keuzelijst met de opties die u zojuist hebt ingesteld. Kies een van de opties door daarop te klikken.

Hier bouwt u zelf een keuzelijst in het werkblad. De pijlknop verschijnt als u op deze cel klikt.

Keuzelijst maken voor btw-tarieven

Brengt u met een factuur goederen en diensten in rekening tegen verschillende btw-tarieven, dan moet u die tarieven apart vermelden. U bouwt in een factuur als volgt keuzelijsten in, waarmee u het toegepaste tarief kiest.
In uw factuur noteert u bijvoorbeeld in kolom C de prijs per stuk exclusief btw en in kolom D het aantal artikelen. In kolom E berekent u het nettobedrag (ook exclusief btw). Plaats hiervoor in cel E5 de formule:
=C5*D5
In kolom F gaat u bij ieder artikel het daarvoor geldende btw-tarief kiezen. Dat doet u met een keuzelijst, die u als volgt maakt. Klik op cel F5 in het tabblad Gegevens op Gegevensvalidatie. Klik op Toestaan en op Lijst en typ in het vak onder Bron 0%; 9%; 21%.

Voor België vult u daar 6%; 12%; 21% in.

Met dat percentage berekent Excel het btw-bedrag. Plaats hiervoor in cel G5 de formule:
=E5*F5
Vervolgens telt u de btw bij het nettobedrag op met in H5:
=E5+G5
Kopieer de vier cellen E5 tot en met H5 omlaag voor de andere artikelen. Zo kopieert u de cellen met de formules, en ook de cel met de keuzelijst.

Hebt u met verschillende btw-tarieven te maken, dan bouwt u een keuzelijst in.

April 2020 verscheen de 3de editie van Het Complete boek: Excel VBA voor professionals van auteur en Excel-goeroe Wim de Groot.
Kijk HIER voor de verschillende boeken die Wim de Groot over Excel heeft geschreven. Naast deze tip – Kiezen met een Keuzelijst in Excel – vind je op dit blog nog meer tips over Excel van Wim de Groot. De tip over het gebruik van de Vulgreep vind je HIER. De tip een werkblad beveiligen in Excel vind je HIER. Een tip over het werken met de functie ALS in Excel vind je HIER. Een tip over het gebruik van Snel aanvullen vind je HIER.

Wim De Groot

Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.