e-mail lezen in Outlook

E-mail lezen in Outlook

Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365

Dat e-mail lezen in Outlook mogelijk is, spreekt – hopelijk – voor zich. Maar er zijn meer aardige dingen mogelijk als het gaat om ‘lezen’. U leest er alles over in het boek Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365. Hieronder een extract uit de Outlook-sectie van dit boek!

Misschien denkt u bij de titel van dit artikel wel: berichten lezen? Dat kan toch niet simpeler? Je klikt op een bericht en je leest het. Dat is helemaal juist, maar er kan zo veel meer!

Er zijn talloze extra opties behalve het lezen van de afzender, onderwerpregel en het bericht.

U kunt in Outlook bijvoorbeeld de manier waarop berichten in de lijst verschijnen aanpassen, instellen of er wel of geen voorbeeldvenster (ook wel: leesvenster) wordt gebruikt en meer. Aan pictogrammen bij berichten is de status van het bericht voor een groot deel af te lezen. Daar gaat deze paragraaf dieper op in, zodat u in één oogopslag de status van uw Postvak IN kunt zien. Dit verhoogt uw werktempo.

De weergave E-mail

Om mail te lezen in Outlook moet de weergave E-mail actief zijn. In Outlook 2021 staat deze in de navigatiebalk, onderin het scherm. De navigatiebalk kan breed worden weergegeven (zoals in de afbeelding) of compact. Met de drie puntjes wisselt u eventueel tussen de weergaven.

Klik in de navigatiebalk op E-mail of druk op Ctrl+1 om de weergave E-mail te activeren.

e-mail lezen in Outlook
Kies in de navigatiebalk de weergave E-mail om mail te lezen.

Mappenlijst

Van links naar rechts ziet u achtereenvolgens de mappenlijst, de berichtenlijst en het leesvenster. In de mappenlijst wordt de huidige geselecteerde map altijd met een grijze achtergrond weergegeven. Alle mailaccounts staan onder elkaar in de mappenlijst. In de afbeelding hieronder zijn twee mailaccounts zichtbaar; ze zijn beide opengevouwen. Elk mailaccount heeft zijn eigen Postvak IN en andere mappen. Klik op een mailaccount en vouw het open met het driehoekje om berichten binnen dat account te kunnen lezen.

e-mail lezen in Outlook
De weergave om e-mail te lezen. U herkent de drie hoofdonderdelen.

⚠️ Geen unified inbox
Andere mailprogramma’s kennen de optie om berichten uit alle mailaccounts samen te voegen in één Postvak IN. U ziet dan in één oogopslag welke berichten nieuw zijn. Dit staat ook bekend onder de naam unified inbox. In bijvoorbeeld de mailtoepassingen op een iPhone of Outlook voor mobiele telefoons kan dat wel. In Outlook 2021 is dat helaas niet eenvoudig te regelen. Berichten verschijnen alleen binnen het Postvak IN van het account waar ze bij horen. Door handmatig een samengestelde zoekopdracht uit te voeren in alle accounts, zou u dit wel kunnen simuleren. Hierover leest u bijvoorbeeld meer op www.msoutlook.info/question/554 (Engelstalig).

Berichtenlijst

De berichtenlijst is de middelste kolom. Hierin is de inhoud zichtbaar van de geselecteerde map in de mappenlijst. Klik op een andere map om de inhoud daarvan te zien. De berichtenlijst gebruikt u op de volgende manier.

  • Klik eenmaal op een bericht om de inhoud te lezen aan de rechterkant. Het bericht wordt dan getoond in het leesvenster. In de Engelstalige versie van Outlook heet dit het preview pane, het is dus eigenlijk een voorbeeldvenster. Als u dubbelklikt op een mailbericht, wordt het geopend in een eigen venster.
  • Een blauw balkje links bij een bericht geeft aan dat het een ongelezen bericht is. Het aantal ongelezen berichten wordt ook aangegeven met een getal achter de naam van de map (en in de statusbalk, als u dit hebt ingesteld via het snelmenu van de statusbalk).
  • Soms kan het handig zijn reeds gelezen berichten nogmaals als ongelezen te markeren, zodat u er op een later tijdstip (bijvoorbeeld op kantoor) nog eens attent op wordt gemaakt.
  • Als u een bericht hebt gelezen en een ander bericht selecteert (met de muis of pijltoetsen) verandert de status van ongelezen naar gelezen. Het blauwe balkje verdwijnt dan en de onderwerpregel wordt niet meer vet weergegeven. Versleep de kolomscheiding van de berichtenlijst om hem breder of smaller te maken. Als u hem breder maakt, verschijnen op een gegeven moment de berichten in kolommen (zie rechts in onderstaande afbeelding). U hebt dan een beter overzicht van berichten met bijlagen, afspraken, eventuele prioriteiten enzovoort. Dit neemt echter wel meer schermruimte in beslag.
e-mail lezen in Outlook
Als u de berichtenlijst breder maakt, worden berichten getoond in kolommen.

💡 Berichten automatisch als gelezen markeren
Het kan handig zijn om berichten na een aantal seconden automatisch als gelezen te markeren. U hoeft dan niet eerst een ander bericht te selecteren voordat het huidige bericht als gelezen wordt aangemerkt. Ga hiervoor naar het tabblad Bestand en kies Opties. Kies dan de categorie E-mail en klik op Leesvenster. Geef in het kleine venstertje aan dat berichten automatisch als gelezen moeten worden gemarkeerd na een aantal seconden. Meestal is 2 tot 5 seconden een goede waarde. U kunt ook met de rechtermuisknop op een map klikken en kiezen voor Alles markeren als gelezen. Ook dan verdwijnt het vetgedrukte getal achter de mapnaam.

e-mail lezen in Outlook
Berichten automatisch als gelezen markeren stelt u in via het venster Opties voor Outlook.

Dit blog is de afgelopen jaren gevuld met onder meer een berg aan Office-tips, die u hier allemaal terug kunt vinden. Of ga voor meer specifiek naar artikelen over Word, Excel of PowerPoint.

Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365

Microsoft Office is de meestgebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365 behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat je een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Het boek is geschikt voor gebruikers van zowel de standalone versie van Office 2021 als degenen die over een Microsoft 365-abonnement beschikken. Naast het boek zijn er bonushoofdstukken, voorbeeldbestanden en oefenmateriaal – alles is gratis downloadbaar. Dit bijzonder complete naslagwerk is uniek in zijn soort. Het enige boek op de Nederlandse markt waarin de belangrijkste toepassingen zo uitgebreid worden uitgelegd. Het boek bevat honderden tips en tijdbesparende oplossingen. Je leert hierdoor sneller en productiever te werken.


 

Geef een reactie

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.