Het antwoord op de vraag ‘Wat is Microsoft Outlook ?’ is niet in één zin samen te vatten, de software kan namelijk heel erg veel. Onderstaande intro en antwoord is afkomstig uit mijn Handboek Outlook 2021.
Microsoft Outlook 2021 is een compleet persoonlijk informatiemanagementsysteem. Voor veel werkers is het dé toepassing waarmee ze de dag beginnen en ook weer afsluiten. Outlook is niet alleen geschikt om te e-mailen. Het houdt ook uw agenda bij, maakt het mogelijk taken te plannen, beheert uw contactpersonen en helpt bij het organiseren van vergaderingen. Outlook is al jarenlang onderdeel van Microsoft Office.
U kunt het programma verkrijgen als onderdeel van de retailversie van Office 2021 (die u in de winkel in een doos koopt), als onderdeel van de onlineversie Microsoft 365, of het is voorgeïnstalleerd op een nieuwe pc of tablet. In dit hoofdstuk maakt u kennis met de belangrijkste kenmerken van dit uitgebreide pakket en de gebruikersinterface van Outlook 2021.
Kennismaken met Microsoft Outlook
De meeste mensen kennen Outlook als programma om te e-mailen. Outlook is echter zo veel meer dan dat. Het zou zonde zijn het programma alleen voor e-mail te gebruiken. Outlook kunt u ook inzetten voor het bijhouden van een agenda, het noteren van gegevens van contacten, taken noteren en delegeren, vergaderingen plannen nog veel meer. In Outlook 2021 kunt u zelfs zien wat de weersverwachting is op uw locatie!
Het is echter wel een feit dat voor veel van deze zaken e-mail het centrale uitgangspunt is. Zonder e-mailaccount kunt u Outlook in feite niet gebruiken.
U kunt bijvoorbeeld een taak koppelen aan een contactpersoon en deze vervolgens via e-mail verzoeken de taak uit te voeren. Is de taak compleet, dan kunt u bovendien een bericht terug ontvangen, eventueel voorzien van een urenverantwoording en dergelijke.
Exchange Server
Het wordt nog uitgebreider als u Outlook koppelt aan een Exchange Server. Dan kunt u bijvoorbeeld de agenda niet alleen voor uzelf gebruiken, maar ook anderen toegang geven. Dat maakt het mogelijk vergaderingen te plannen op een tijdstip dat iedereen beschikbaar is en vervolgens mensen uit te nodigen. Ook dit gebeurt via e-mail.
Centrale opslagplaats
Bovendien is de Exchange-server in dat geval de centrale opslagplaats voor uw e-mailberichten, contactpersonen en agendagegevens. Als u een e-mailbericht bijvoorbeeld leest op uw smartphone, dan wordt dit centraal geregistreerd. Als u daarna achter uw bureau plaatsneemt en Outlook opent, dan wordt dit e-mailbericht direct als Gelezen gemarkeerd. E-mailberichten die u nog niet hebt geopend op een andere computer of op uw telefoon worden nog steeds als Ongelezen weergeven. Ook afspraken in de agenda en nieuwe contactpersonen worden door Exchange Server over alle apparaten waarop u Outlook gebruikt gesynchroniseerd.
💡 Meer over Exchange Server
Als u Outlook gebruikt in een bedrijfsomgeving, heeft de netwerkbeheerder waarschijnlijk een Exchange Server ingericht. Dit is in het algemeen niet een klusje dat thuisgebruikers of hobbyisten uitvoeren. Alleen al de kosten (Exchange Server kost duizenden euro’s) en de complexiteit van de installatie maken dit een klusje voor gespecialiseerde beheerders. Wel loont het de moeite om te onderzoeken of u bij uw internetprovider wellicht een Exchange-abonnement kunt afsluiten als u Outlook in combinatie met Exchange in uw privésituatie wilt gebruiken. In dat geval wordt vaak gesproken van een hosted Exchange-account.
Dit blog is de afgelopen jaren gevuld met onder meer een berg aan Office-tips, die u hier allemaal terug kunt vinden. Of ga voor meer specifiek naar artikelen over Word, Excel, PowerPoint of Outlook.
Outlook 2021 is een veelzijdig, uitgebreid en krachtig programma dat u gebruikt om te e-mailen, uw agenda te beheren, taken te plannen en contacten te onderhouden. Dit Handboek is volledig geactualiseerd voor de 2021-editie en gaat uitgebreid in op de vele mogelijkheden van de software. De auteur loodst u speels door de verschillende functies van het programma en de hoofdstukken worden telkens afgesloten met vragen en oefeningen; zo krijgt u Outlook 2021 snel in de vingers.
Tot de behandelde onderwerpen behoren:
- Kennismaken met de werkomgeving
- Accounts toevoegen en beheren
- E-mail lezen en organiseren
- E-mail opstellen en verzenden
- Werken met contactpersonen
- Werken met de agenda
- Werken met taken en notities
- Instellingen en opties wijzigen
- De functie KIEZEN in Excel
- Werken met tekst in Excel
- Talstelsels converteren in Excel
- Doelzoeken in Excel
- De functie TEKST in Excel
- Watervalgrafiek in Excel maken
- De functie COMBINATIES in Excel
- Een contactpersoon favoriet maken in Outlook
- Berichten organiseren in Outlook
- Wat is Microsoft Outlook?
- Een Excel-werkblad beveiligen
- Standaardlettertype in Word aanpassen
Peter Kassenaar is auteur van vele boeken over algemeen pc-gebruik, programmeertalen en internettechnieken. Hij is gespecialiseerd in frond-endtools, -frameworks en -toepassingen. Via zijn eigen bedrijf verzorgt hij trainingen op deze gebieden voor bedrijven en organisaties. De boeken van Peter vind je hier.
