Categorie archieven: Excel

Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Grootste en kleinste waarde opzoeken in Excel

Een reactie plaatsen

De grootste en kleinste waarde opzoeken in Excel kun je prima aan de software zelf overlaten. Scheelt weer een hoop zoekwerk! Dit artikel is een deel uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.)

De grootste en kleinste waarde opzoeken in Excel is eenvoudig dankzij de functies MAX en MIN, GROOTSTE en KLEINSTE.

grootste en kleinste waarde opzoeken in Excel
Lees verder Grootste en kleinste waarde opzoeken in Excel →
Excel, Inspiratie, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Informatie van Excel importeren in PowerPoint

Een reactie plaatsen

Informatie van Excel importeren in PowerPoint is geen enkel probleem. Handig als je bijvoorbeeld een tabelletje of grafiek vanuit Excel in een presentatie wilt gebruiken. Onderstaand artikel is een destillaat uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Importeren in PowerPoint van objecten uit andere Office-onderdelen kan van pas komen wanneer daar bijvoorbeeld al mooi vormgegeven zaken in te vinden zijn. Waarom dan dubbel werk verrichten? Als voorbeeld importeren we een grafiek uit een Excel-tabel; grafieken lenen zich bij uitstek voor een presentatie.

Lees verder Informatie van Excel importeren in PowerPoint →
Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Gegevens importeren in Excel vanuit Word

Een reactie plaatsen

Je kunt gegevens importeren in Excel vanuit Word. Een dergelijke klus komt regelmatig van pas, bijvoorbeeld om data uit een rapport verder te analyseren. Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot.

Een tabel in Word bestaat uit kolommen, rijen en cellen. Die heeft dus precies dezelfde structuur als een werkblad van Excel.

Je importeert de gegevens vanuit Word door de tabel te kopiëren, als volgt. Open je Word-document waarin de tabel staat. Klik op een cel binnen die tabel; in het lint verschijnt het tabblad Hulpmiddelen voor tabellen. Kies daarin de tab Indeling, klik op Selecteren en klik op Tabel selecteren. De hele tabel wordt geselecteerd.

• Of klik op een cel binnen de tabel; links boven de tabel verschijnt een vierkantje met vier pijlen, klik daarop.

• Of plaats de muisaanwijzer in de marge links van de bovenste rij van de tabel en sleep omlaag. Deze methode gebruik je ook als de gegevens niet in een tabel staan met cellen, maar als er alleen tabs tussen de gegevens staan.

Klik op Kopiëren, schakel over naar je Excel-werkblad, klik op een cel waar de tabel moet beginnen en kies Plakken.

gegevens importeren in Excel vanuit Word
Je importeert gegevens vanuit Word door de tabel te kopiëren.
Lees verder Gegevens importeren in Excel vanuit Word →
Excel, Inspiratie, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Afronden van getallen in Excel kan op allerlei manieren

Een reactie plaatsen

Afronden van getallen in Excel kan op allerlei manieren. Je kunt in Excel afronden op twee decimalen, op hele getallen, op tientallen, op vijf cent, naar boven of naar beneden, naar even of oneven getallen en naar andere veelvouden. Hoe je dat wilt doen bepaal je zelf en lees je in dit uittreksel afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Je kunt getallen afronden naar boven en naar beneden en de manier waarop dat gebeurt, zet je precies naar je hand. Je kunt afronden op twee decimalen, op hele getallen, op tientallen, op vijf cent, naar boven of naar beneden, naar even of oneven getallen en naar andere veelvouden. Bij procenten is het even opletten geblazen en bij negatieve getallen kies je of die naar nul toe gaan of van nul af. Wil je een getal delen en alleen de rest zien, dan gebruik je REST. Voor het hele gedeelte van de deling is er QUOTIENT.

Verder kun je afronden in grotere stappen, naar het volgende even of oneven getal. En een manier van afronden die niet alledaags is, maar misschien wel eerlijker, is de Banker’s methode. Kortom: afronden in soorten en maten met Excel!

Lees verder Afronden van getallen in Excel kan op allerlei manieren →
Excel, Inspiratie, MS Office, Office 365, Tips & Trucs, Uit het boek

Celopmaak Excel met een formule aanpassen

1 reactie

Je kunt de celopmaak in Excel met een formule aanpassen. Da’s handig, want zo kun je bijvoorbeeld een overschreden limiet duidelijk markeren.

Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot.

Je kunt de celopmaak in Excel met een formule aanpassen, maak een celletje bijvoorbeeld rood als een limiet wordt overschreden. De cel hoeft niet alleen te verkleuren als zijn eigen waarde verandert, de kleur kan ook afhangen van de waarde in een andere cel. Je kunt namelijk verwijzen naar een andere cel. Je hebt voor het kalenderjaar een begroting opgesteld en gedurende het jaar worden de werkelijke uitgaven duidelijk. Als de begroting wordt overschreden, kun je een cel rood laten kleuren; dat kan bij iedere post apart. De begrote uitgaven staan bijvoorbeeld in kolom B en de werkelijke uitgaven in kolom C.

Lees verder Celopmaak Excel met een formule aanpassen →
Excel, Inspiratie, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel

Een reactie plaatsen

Het samenvatten van gegevens in Excel met een draaitabel maakt het mogelijk om data vanuit allerlei invalshoeken te bekijken. Handig en zelfs onmisbaar in vele situaties! Onderstaande tekst is een uittreksel uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Excel heeft een krachtig gereedschap om gegevens zeer compact samen te vatten: de draaitabel. Dat is een interactieve tabel waarmee je de gegevens vanuit diverse invalshoeken kunt bekijken. Je kunt de presentatie in de draaitabel filteren en sorteren, subtotalen wel of niet weergeven en de draaitabel naar wens opmaken. Kun je eenmaal met een draaitabel werken, dan heb je een krachtig gereedschap in handen. Ter geruststelling: je loopt niet het risico dat je de gegevens aantast, want de draaitabel verandert de achterliggende gegevens niet, maar vat ze alleen op een bepaalde manier samen. Het bedienen van de draaitabel gaat eenvoudiger met zogeheten slicers, een apart vlak met knoppen. De draaigrafiek biedt een grafische weergave van de manier waarop je de gegevens in een draaitabel samenvat. Ook een draaigrafiek is interactief. Kortom: Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel leidt tot nieuwe en vaak broodnodige inzichten.

Lees verder Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel →
Excel, Inspiratie, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Afmetingen van ronde vormen berekenen in Excel

Een reactie plaatsen

Met Excel de afmeting van ronde vormen berekenen: het maakt je huis- of studiewerk net wat leuker! Laat het saaie rekenwerk lekker door je computer doen. (Navolgend artikel is een destillaat uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.)

Door middel van pi kun je berekenen hoe groot de omtrek of de oppervlakte van een cirkel is, de inhoud van een cilinder en de inhoud van een bol. Als je een rekenmodel maakt, hoef je de formule daar slechts eenmaal in te zetten en vul je in een andere cel steeds een andere straal in.

Lees verder Afmetingen van ronde vormen berekenen in Excel →
Excel, Informatica, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Wiskunde met Excel

Een reactie plaatsen

Excel is een spreadsheetprogramma dat ook uitstekend inzetbaar is voor wiskundige vraagstukken. Wiskunde met Excel wordt een stuk leuker!

Ach ja, wie heeft er vroeger niet zitten blokken op complexe wiskundevraagstukken? Tijdvretend tabellen en formules met de hand doorrekenen. Zal vast educatief verantwoord geweest zijn. In een tijd dat computers nog gimmicks waren. Tijden zijn veranderd en natuurlijk ga je complexe klussen niet meer met de hand te lijf. Excel is niet voor niets uitgevonden, immers. En laten we eerlijk zijn: wiskunde met Excel maakt het vakgebied net wat leuker en inzichtelijker. Navolgende tekst is afkomstig uit het boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek van Wim de Groot.

Lees verder Wiskunde met Excel →
Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Het Klembord van Office

Een reactie plaatsen

Knippen, kopiëren en plakken zijn dingen die u veel doet binnen de Office-onderdelen. Het Klembord van Office (en Windows) komt daarbij best van pas.

Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365, een lekker dikke pil waarin u alles over alle Office-onderdelen kunt vinden.

Soms merkt u dat u een stuk tekst beter op een andere plaats kunt zetten of dat u een stuk tekst op een andere plaats nogmaals kunt gebruiken. U hoeft die tekst dan niet opnieuw te typen. Het is mogelijk tekst te kopiëren of te verplaatsen. Word gebruikt hiervoor een apart stukje van het geheugen. Hier wordt de tekst (of de afbeelding, grafiek of een ander object) tijdelijk geparkeerd. In Windows heet dit geheugengebied het klembord. In Office-applicaties kunt u maar liefst 24 objecten op het klembord plaatsen. In Word, Excel, PowerPoint enzovoort spreken we van het Office Klembord; dit biedt veel meer mogelijkheden dan het eenvoudige klembord van Windows (ook wel het systeemklembord genoemd). Het Office Klembord is te vinden in het tabblad Start, groep Klembord. Klik op het kleine pijltje rechtsonder in de groep Klembord om het taakvenster Klembord te openen en het Office Klembord te activeren. Het venster zal lijken op dat in de afbeelding.

Lees verder Het Klembord van Office →
Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Gegevens importeren van een webpagina naar Excel

Een reactie plaatsen

Excel kent heel veel handigheidjes. Bijvoorbeeld gegevens importeren van een webpagina naar Excel. Onderstaande tekst is een uittreksel mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Een schat aan informatie

Op internet vind je een schat aan informatie. Gaat het om vaste gegevens, dan kun je ze ophalen met kopiëren en plakken. Bij het plakken is het verstandig om op de rechtermuisknop te klikken en in het volgende menu onder Plakopties Waarden te kiezen, want dan krijg je de data zonder ongewenste opmaak.

Er zijn ook gegevens die regelmatig veranderen, zoals koersen en valuta. Daarvoor kun je een verbinding aanleggen, zodat die data steeds worden bijgewerkt. Om die gegevens in Excel te kunnen importeren, moeten ze op de desbetreffende webpagina wel in een tabel staan.

Lees verder Gegevens importeren van een webpagina naar Excel →
Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs

Automatisch aanvullen in Excel

Een reactie plaatsen

Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.

Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.

automatisch aanvullen in Excel
Staat Amsterdam al in de lijst, dan typ je voortaan alleen de eerste letter(s) en doet Excel de rest.
Lees verder Automatisch aanvullen in Excel →
Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs

Snel reeksen maken In Excel

Een reactie plaatsen

Bespaar jezelf een hoop saai tikwerk en laat reeksen maken in Excel aan het programma over. Computers zijn gemaakt om de mens te dienen, after all. Niet om ze nog meer werk te geven.

In Excel heeft de rechter benedenhoek van de cel waarin je staat,  een blokje; dat is de vulgreep. Als je de muisaanwijzer erop houdt, verandert deze van de gewone dikke witte plus in een dun zwart plusteken. Hiermee kun je kopiëren. Typ bijvoorbeeld een plaatsnaam en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die plaatsnaam en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag; de plaatsnaam wordt omlaag gekopieerd.

Snel reeksen maken in Excel

Met de vulgreep maak je supersnel oplopende reeksen. Je wilt bijvoorbeeld een serie datums onder elkaar. Typ de eerste datum, bijvoorbeeld 1-3 en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die datum en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Je ziet dat er automatisch een reeks wordt gemaakt. In een wit label bij het plusteken zie je intussen wat Excel in de volgende cellen zal zetten. Laat de muisknop los als de serie datums lang genoeg is.

Lees verder Snel reeksen maken In Excel →
Excel, MS Office, Tips & Trucs

Lijsten bijhouden met Excel

Een reactie plaatsen

Lijsten bijhouden met Excel is eenvoudig. Of het nu gaat om een adreslijst, je filmcollectie of iets heel anders. Excel als database.

Met Excel kun je uitstekend lijsten bijhouden. Denk aan een lijst met de adressen van je familie, je klantenkring of je vereniging, of een overzicht van je muziekverzameling; zo’n lijst wordt een database genoemd. Je leest in dit artikel hoe je een lijst opzet en gegevens invoert. Met een paar trucjes gaat dat gemakkelijk en snel. Je bespaart een hoop tikwerk als je reeksen maakt met de vulgreep. Gegevens uit een ander programma als Word of Access kun je exporteren naar Excel of opslaan als een csv-bestand. Vervolgens importeer je die gegevens in Excel. Ook een download van bankgegevens is vaak een csv-bestand. Lijsten bijhouden met Excel biedt vele mogelijkheden. We beginnen echter eenvoudig, om de smaak te pakken te krijgen.

Lees verder Lijsten bijhouden met Excel →
Excel, MS Office, Tips & Trucs

Instellingen van Word (en andere Office-onderdelen)

Een reactie plaatsen

U kijkt waarschijnlijk nooit naar de instellingen van Word of een van de andere Office-onderdelen als Excel of PowerPoint. Zonde, want daar zijn best handige dingen te vinden!

Word is voor de meeste gebruikers zo’n programma dat geïnstalleerd wordt om vervolgens te gebruiken zonder de boel verder te tweaken. Omdat Word ongetwijfeld het meest gebruikte onderdeel uit de Microsoft Office suite is, focussen we ons daar in dit artikel op. Maar hou daarbij in het achterhoofd dat u de instellingsopties – want daar gaan we het zo over hebben – ook in die andere Office-onderdelen terugvindt. Verder is het aardig om te weten dat die opties nagenoeg ’t zelfde zijn in zowel de Windows als macOS-versies. Kortom: laten we eens kijken wat er zoal te finetunen valt via de instellingen van Word!

Lees verder Instellingen van Word (en andere Office-onderdelen) →
Excel, Tips & Trucs, Uit het boek

Een werkblad beveiligen in Excel

Een reactie plaatsen

U hebt er veel tijd in gestoken om mooie formules op te stellen. Gaan andere mensen met uw werkblad aan de slag, dan wilt u niet dat ze uw formules om zeep helpen, of andere zaken vernielen. Dan kunt u het werkblad beveiligen in Excel.

U kunt alles op slot gooien, maar misschien mogen anderen in bepaalde cellen nog wel iets invullen,. Dan kunt u kiezen voor een gedeeltelijke blokkade, waarin u bepaalde cellen open laat. Van belang is wel, dat u de goede volgorde van de stappen aanhoudt.

Lees verder Een werkblad beveiligen in Excel →
Excel, Tips & Trucs, Uit het boek

Werken met de functie ALS in Excel

Een reactie plaatsen

Excel kan beslissingen voor u nemen. Nou ja, lastige keuzes in het leven moet u echt wel zelf maken, maar u kunt wel opgeven dat u bij bepaalde getallen het woord ‘goed’ wilt zien en bij andere getallen ’te laag’. Als u Excel precies opdraagt wat het moet doen, kunt u zulke keuzes met een gerust hart aan het programma overlaten. Aan de functie ALS om precies te zijn: werken met de functie ALS in Excel.

U moet de opdrachten in de formule even nauwkeurig formuleren, daarvoor gelden de volgende spelregels. De formule begint met =ALS en een haakje-openen. Dan geeft u de voorwaarde op, gevolgd door een puntkomma en wat er moet gebeuren als aan die voorwaarde wordt voldaan; dan volgt een tweede puntkomma waarna u opgeeft wat er in de andere gevallen moet gebeuren. En u sluit af met een haakje-sluiten.

Lees verder Werken met de functie ALS in Excel →
Excel, Tips & Trucs, Uit het boek

Namen uit elkaar halen met Snel aanvullen in Excel

Een reactie plaatsen

Hebt u een lijst met gegevens, dan zijn die soms nog niet meteen geschikt om mee te werken. Stel, u hebt een lijst met namen en de voornaam en de achternaam staan naast elkaar in dezelfde cel. Als u deze lijst wilt sorteren op achternamen, moet u de achternamen apart in een kolom zien te plaatsen. Overtypen? De achternaam eruit knippen en ernaast plakken, en dat met honderden cellen? Een formule verzinnen met de functies LINKS en DEEL? Een klus om als een berg tegen op te zien. Gelukkig kent Excel hiervoor een erg handig hulpmiddel. Dit hulpje heet in Excel versie 2019 en 365 Snel aanvullen, in versie 2013 en 2016 heet het Flash Fill. Snel aanvullen in Excel…

Achternamen apart zetten met Snel aanvullen

In het volgende voorbeeld staan de voor- en achternamen in cel A2 en daaronder. Staan de straatnamen, postcodes en woonplaatsen daar meteen naast, voeg dan rechts van kolom A een kolom in, waarin de achternamen apart komen. In het voorbeeld is kolom B deze lege kolom. Typ in B2 de achternaam van de persoon die in A2 staat en druk op de Enter-toets. Klik in het tabblad Gegevens op de knop Snel aanvullen (in Excel 2013 en 2016 klikt u op Flash Fill).

Lees verder Namen uit elkaar halen met Snel aanvullen in Excel →
Excel, Tips & Trucs, Uit het boek

Kiezen met een keuzelijst in Excel

Een reactie plaatsen

Excel-tip: Kiezen met een keuzelijst in Excel

Gegevens in een werkblad invoeren is één ding, maar om dat ook nog foutloos te doen, is soms een uitdaging. Zeker als u van Excel verlangt dat het programma met dat woord of met die waarde gaat rekenen. Met deze Excel-tip: Kiezen met een Keuzelijst in Excel gaat dat een stuk handiger. Stel, u houdt een enquête. De mensen kunnen antwoorden met Ja, Nee en Geen mening. Om de antwoorden te verwerken, moeten die worden ingevoerd in een Excel-blad. En vervolgens moet het aantal malen Ja, worden geteld, Nee en Geen mening.

Typt u per ongeluk Neen, dan wordt dat niet meegeteld, omdat dat nu eenmaal iets anders is dan Nee. En dat komt niet doordat Excel pietluttig zou zijn, maar doordat een computer nu eenmaal een dom ding is. Die doet alleen wat u hem opdraagt. En als de opdracht is: tel het aantal malen Nee, dan hoort Neen daar nu eenmaal niet bij. OK, u neemt u voor om Ja, Nee of Geen mening met volle aandacht te typen. Dan is het nog steeds erg omslachtig om steeds een van deze drie opties met de hand te typen. Het is handiger om ze uit een keuzelijst te kiezen. Die maakt u zelf, met Gegevensvalidatie.

Lees verder Kiezen met een keuzelijst in Excel →
Excel, Tips & Trucs, Uit het boek

Snel vakken vullen met de vulgreep in Excel

Een reactie plaatsen

In Excel verwerkt u gegevens. Als u een werkblad met gegevens van iemand anders krijgt, is dat werk alvast gedaan. Maar als u zelf een tabel opzet, zult u die gegevens moeten invoeren. Wilt u de maanden van het jaar onder elkaar, dan ziet u het al voor u: ‘januari’ typen, op de Enter-toets drukken, ‘februari’ typen, Enter enzovoort. U hebt wel wat beters te doen, toch? Gelukkig hoeft u die maanden niet stuk voor stuk te typen. Ook de dagen van de week typt u niet zelf. Of bijvoorbeeld de reeks getallen van 1 tot en met 100. Excel heeft daarvoor een handig hulpmiddel in huis: de vulgreep. Daarmee vult u supersnel een reeks aan; dat wordt doorvoeren genoemd. Zodat u zich kunt richten op het echte werk. Kortom: snel vakken vullen met de vulgreep in Excel…

Lees verder Snel vakken vullen met de vulgreep in Excel →
Excel, Nieuws, Office 365

Wat is er nieuw aan de 4de editie Het complete boek Excel voor professionals?

Een reactie plaatsen

‘Duidelijk en overzichtelijk. Als je met Excel werkt, moet je Het complete boek Excel voor professionals hebben.’ Dat was al een reactie op de 2de editie, en dat geldt nog steeds voor deze 4de editie. in deze pil van ruim 1100 bladzijden presenteert Wim de Groot een hoop duidelijkheid. Hij nam het boek weer helemaal onder handen en voegde de nieuwste mogelijkheden van dit veelzijdige programma eraan toe.

Dit boek is voor iedereen die de basis van Excel onder de knie heeft. Stel je hogere eisen, wil je verdieping en wil je meer mogelijkheden van Excel benutten, dan is dit boek een must. Het dikste boek over Excel in het Nederlands, door sommigen ‘de koning van de Excel-boeken’ genoemd.

Als je op een bedrijf met Excel werkt, is het zaak om daar goed thuis te raken. Hoe meer mogelijkheden je kent, des te efficiënter je de kracht van dit veelzijdige programma benut. Je leert met dit boek niet een kunstje, maar je leert hoe het werkt, bijvoorbeeld hoe je de formule met een bepaalde rekenfunctie opstelt. Zo pas je de uitleg meteen aan voor je eigen werk.

Lees verder Wat is er nieuw aan de 4de editie Het complete boek Excel voor professionals? →